業(yè)委會有了“最強(qiáng)大腦”，芷江“小秘書”經(jīng)驗(yàn)寫入市級文件

“主任別急，材料都在我這兒呢！”在日前舉辦的芷江西路街道小區(qū)業(yè)委會規(guī)范化評估會上，城上城居委會的業(yè)委會執(zhí)行秘書謝杰輕聲安撫著身旁的業(yè)委會主任。面對專家接二連三拋出的公共收益明細(xì)、維修資金使用、工程審批流程等專業(yè)問題，業(yè)委會主任一時有些犯難——文件太多，理不清頭緒。

這時，謝杰打開了隨身攜帶的文件包。平日他早已把所有會議紀(jì)要按時間線梳理歸檔，還自創(chuàng)了一套“顏色標(biāo)簽法”，他幾秒鐘就把專家要的材料遞到了面前，各項(xiàng)數(shù)據(jù)、流程說得明明白白。

專家指出的接待記錄沒閉環(huán)、表決附件缺失等小問題，他也當(dāng)場記下，評估結(jié)束后就拉著大家復(fù)盤整改，做到問題不過夜。整場評估順暢高效，老年業(yè)委會委員們直呼“心里踏實(shí)多了”。

小區(qū)業(yè)委會委員們感慨道：“自從配了這些小秘書，臺賬有人整、公告有人寫、材料有人備。遇上大檢查、小區(qū)改造、換物業(yè)這種大事，再也不用我們對著一堆文件干瞪眼了。他們扛下這些細(xì)碎活，我們才能騰出精力去解決居民實(shí)實(shí)在在的訴求。”

這群被居民親切喚作“小秘書”的年輕人，其實(shí)都是居民區(qū)“兩委”選派的社區(qū)工作者，腦子活、學(xué)得快，電腦操作、檔案管理、財(cái)務(wù)流程樣樣拿手。他們一頭連著業(yè)委會，一頭對接居委會和街道，成了多方溝通的“連心橋”。

先行先試，一線經(jīng)驗(yàn)寫進(jìn)市級文件

今年6月上海市政府印發(fā)《關(guān)于建立住宅小區(qū)業(yè)主委員會秘書制度的實(shí)施意見（試行）》，里頭不少做法就源自芷江西路街道多年的探索。早在2024年，街道就在全區(qū)率先推行業(yè)委會執(zhí)行秘書制度，也是全區(qū)首個實(shí)現(xiàn)秘書全域覆蓋的街道。

這些執(zhí)行秘書身兼多職：是管好所有資料的“檔案員”，是組織開會接待的“大管家”，也是遵守流程規(guī)范的“守門人”，更是推動小區(qū)自治的“助推器”。在年度業(yè)委會規(guī)范化運(yùn)作評價(jià)工作中，他們?nèi)躺疃葏⑴c——事前臺賬梳理、事中陪同考評、事后盯著改問題。

街道業(yè)主服務(wù)中心相關(guān)負(fù)責(zé)人介紹：“以前很多業(yè)委會一聽說要考評就頭大，臺賬亂、漏項(xiàng)多。現(xiàn)在秘書駐點(diǎn)跟進(jìn)，逐項(xiàng)幫梳理，現(xiàn)場隨時調(diào)材料，發(fā)現(xiàn)問題當(dāng)場理清整改方向。考評時間大大縮短，更重要的是讓業(yè)委會從‘重業(yè)務(wù)、輕規(guī)范’的老習(xí)慣里走出來，真正實(shí)現(xiàn)了以評促改。我們摸索出來的臺賬管理、全流程陪同考評做法，這次也為市級文件的制定提供了一線實(shí)踐參考。”

線下規(guī)范有依據(jù)，線上留痕可追溯

光靠人盯還不夠，街道把多年實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)匯編成了《業(yè)委會執(zhí)行秘書工作提示記錄手冊》，成為執(zhí)行秘書日常履職的隨身“導(dǎo)航書”——每月要開什么會、哪天接待居民、印章怎么登記，手冊上寫得明明白白；遇上換電梯、選物業(yè)、小區(qū)改造這類大事，方案公示、業(yè)主征詢、投票表決每一步該咋做、該記啥，都有現(xiàn)成模板。

“這本手冊把零散工作標(biāo)準(zhǔn)化、模糊流程具象化，心里有譜，再也不會遺漏事項(xiàng)、忘記步驟了。”交通公園小區(qū)業(yè)委會執(zhí)行秘書朱艷璨說道。

當(dāng)前，街道正全面對標(biāo)落實(shí)上海市《關(guān)于建立住宅小區(qū)業(yè)主委員會秘書制度的實(shí)施意見（試行）》各項(xiàng)要求，在多年線下執(zhí)行秘書制度成熟實(shí)踐基礎(chǔ)上進(jìn)一步升級迭代。

記者了解到，全新的“芷慧加”數(shù)字化系統(tǒng)即將上線，以后所有臺賬都能電子化歸檔，重大事項(xiàng)全程線上留痕，關(guān)鍵信息一鍵就能向居民公開。線下靠手冊規(guī)范流程，線上靠系統(tǒng)提效率，讓這群業(yè)委會“小秘書”發(fā)揮更大作用。

街道社會辦負(fù)責(zé)人表示，從2024年率先試點(diǎn)到如今對接市級新要求，芷江西路一直在探索更接地氣、更管用的小區(qū)治理路子，“我們要把先行實(shí)踐優(yōu)勢轉(zhuǎn)化為長效治理成果，讓轄區(qū)各小區(qū)的業(yè)委會都有人幫、有章循，居民煩心事有人管、管得好。”

記者：郁婷藶

編輯：陳攻

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