上海
“主任，公共收益收支明細的相關材料在這里。”現場規范化評估會上，城上城居委會的業委會執行秘書謝杰熟練地從按顏色分類的臺賬中抽出材料。面對市級專家組的連番提問，業委會主任不再緊張，因為身旁這位年輕秘書早已把會議紀要、收支憑證、工程記錄梳理得井井有條。
今年6月，滬房物業〔2026〕84號文《關于建立住宅小區業主委員會秘書制度的實施意見（試行）》正式印發，在全市推開業委會秘書規范化建設工作。早在2024年，靜安區芷江西路街道已先行探索落地“業委會執行秘書”制度，多年深耕形成完整實操體系，是全區首個實現秘書全域覆蓋的街道，諸多實踐經驗被市級政策吸納參考，走出一條可復制、可推廣的小區自治路徑。
專業加持，讓老年業委會“從容迎檢”
記者了解到，業委會執行秘書由居民區“兩委”選派年輕社區工作者兼任，隊伍活力足、學習能力強，熟練掌握檔案、財務、數字化實操技能，一頭銜接業委會，一頭聯動居委會、街道職能部門，搭建起多方溝通的穩固橋梁。
現場規范化評估會上全程陪同業委會主任迎檢的業委會執行秘書謝杰，平日里早已把小區所有散落會議紀要按時間線梳理歸檔，創新運用“顏色標簽法”，將工程維修、財務收支、日常會議等資料分類標記，整套臺賬條理清晰、調取便捷。
針對專家指出的接待記錄未閉環、表決附件缺失等問題，謝杰當場標記記錄，評估結束立刻牽頭復盤整改，做到問題不過夜，高效化解老年業委會委員面對專業考評的壓力，讓整場評估流程順暢高效。
“我們年紀大了，那么多政策法規、文書工作搞不清楚的，有了業委會小秘書，繁雜的臺賬整理、各類公告起草、流程材料準備都能搭把手，遇上檢查、小區改造、物業選聘這些大事，也不用我們對著一堆文件手足無措，很多細碎繁瑣的工作都由他們扛下來，我們才能騰出更多精力專心處理居民實實在在的訴求。”不少小區業委會委員紛紛感慨道。
制度護航，先行經驗轉化為長效成果
業委會執行秘書身兼多重關鍵身份，既是打理各類紙質、電子資料的“檔案管理員”，統籌籌備大小議事、居民接待活動的“會議組織者”，嚴守辦事流程標準的“守門人”，更是推動自治提質增效的“助推器”，持續發揮居委會、業委會、物業三方紐帶作用。
在年度業委會規范化運作評價工作中，秘書全程深度參與事前臺賬梳理、現場陪同考評、事后整改銷號全流程。街道業主服務中心工作人員說：“業委會執行秘書駐點跟進，逐項協助各業委會梳理完善臺賬材料，現場隨時調取佐證，發現問題當場梳理整改方向，不僅大幅縮短評估耗時，更從根源上扭轉了業委會重業務、輕規范的短板，真正實現以評促改。我們多年摸索的臺賬管理、全流程陪同考評做法，也為市級業委會秘書制度制定提供了一線實踐參考。”
此外，結合歷年規范化評價實操經驗與日常小區治理積累，街道梳理各類高頻工作要點、重大事項辦事流程，編制印發《業委會執行秘書工作提示記錄手冊》，把零散工作標準化、模糊流程具象化，對應市級文件提出的秘書履職五大核心職責，形成細化落地指引。
交通公園小區業委會執行秘書朱艷璨舉例說，手冊里清晰標注每月常規工作清單，定期業委會會議、居民接待、印章登記等事項都會提前提示；遇到電梯更新、物業續聘、小區改造等重大建設事項，還明確要求完整記錄方案公示、業主征詢、投票表決全流程。
街道社會辦負責人表示，當前街道正全面對標落實上海市《關于建立住宅小區業主委員會秘書制度的實施意見（試行）》各項要求，在多年線下執行秘書制度成熟實踐基礎上進一步升級迭代，加快推進社區治理數智化賦能，上線“芷慧加”數字化系統為業委會秘書團隊提供標準化線上工具支撐。線下依靠《業委會執行秘書工作提示記錄手冊》規范全流程履職，線上依托系統完成臺賬電子化歸檔、重大事項全程留痕、信息一鍵公開，持續放大業委會秘書隊伍治理效能，把先行實踐優勢轉化為長效治理成果。
原標題：《年輕人“嵌入”老小區！靜安區芷江西路街道先行探索“業委會執行秘書”制度》
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